Zanim zapytasz o termin, nazwij problem

Gdy firma szuka szkolenia Lean, zwykle najpierw pyta o cenę i najbliższy wolny termin. To zrozumiałe, bo szkolenie trzeba wpisać w budżet i grafik. Cena i termin niewiele jednak mówią o tym, czy po szkoleniu cokolwiek się zmieni.

Dużo więcej da odpowiedź na inne pytanie: co dziś najbardziej przeszkadza nam w pracy i co chcemy poprawić w ciągu najbliższych trzech miesięcy?

Może przezbrojenie maszyny trwa godzinę, choć mogłoby kwadrans. Może materiał stoi przy linii i nikt nie wie, czyj jest. Może nowa osoba potrzebuje miesiąca, żeby pracować samodzielnie. Albo hala wygląda wzorowo głównie w dniu audytu 5S.

Każda z tych sytuacji wymaga trochę innego szkolenia. Przezbrojenia skraca się metodą SMED, przepływ materiału porządkuje mapowanie strumienia wartości (VSM), a nowych pracowników łatwiej wdrażać metodą TWI. Szkolenie Lean Management w Leantrix ma sześć modułów, od podstaw myślenia Lean po przywództwo, ale program układa się pod konkretny cel firmy. Rzadko kiedy zespół potrzebuje wszystkiego naraz.

Przed pierwszą rozmową z firmą szkoleniową warto więc spisać kilka rzeczy.

Zmieszczą się na jednej kartce:

Ostatni punkt łatwo pominąć, a często to on decyduje, czy po szkoleniu cokolwiek się ruszy. Wrócimy do niego za chwilę.

 

Kogo wysłać na szkolenie Lean?

W wielu firmach na szkolenie jedzie ten, kto akurat może zostawić stanowisko. Albo sami kierownicy. W pierwszym przypadku po powrocie nikt nie ma siły przebicia, żeby coś zmienić. W drugim brakuje ludzi, którzy będą tę zmianę wprowadzać na co dzień.

Lepiej wysłać kilka osób z jednego obszaru, z których każda pełni w nim inną rolę:

• lidera zmiany, bo to on pracuje z operatorami i będzie pilnował nowych zasad,
• kierownika obszaru, bo decyduje o czasie ludzi i pieniądzach,
• specjalistę Lean, jeśli macie taką osobę, bo poprowadzi pierwszy test i zmierzy efekty,
• kogoś z utrzymania ruchu, gdy temat dotyczy maszyn.

Do tej listy dopisalibyśmy jeszcze jedną osobę: specjalistę BHP. Patrzymy na to z perspektywy firmy, która przychodzi na halę, kiedy szkolenie jest już za zespołem. Pomysły z warsztatów bardzo często oznaczają przestawienie regału, nowe miejsce na palety albo zmianę trasy wózka widłowego. Każda taka zmiana dotyka dróg transportowych i przejść dla pieszych, więc musi ją zaakceptować osoba odpowiedzialna za bezpieczeństwo. Jeśli usłyszy o niej dopiero na końcu, wszystko staje w miejscu.

Szkolenie otwarte, zamknięte czy certyfikowane?

Leantrix prowadzi szkolenia w trzech formach.

Szkolenie otwarte ma ustalony termin, a na zajęcia przyjeżdżają ludzie z różnych firm. Sprawdzi się, gdy chcecie wysłać jedną lub dwie osoby, żeby poznały metodę i zobaczyły, jak radzą sobie inni. Przykłady będą jednak pochodzić z cudzych zakładów, więc przełożenie ich na Waszą halę zostaje po Waszej stronie.

Szkolenie zamknięte jest prowadzone tylko dla Waszej firmy. Ćwiczycie na własnych procesach i danych, dzięki czemu zespół wraca z gotowym pierwszym krokiem. Wymaga za to przygotowania i oderwania od pracy kilku osób jednocześnie.

Program certyfikowany to dłuższa ścieżka dla osób, które w przyszłości mają same prowadzić zmiany w firmie. Większe zobowiązanie, ale kompetencje zostają u Was.

Aktualne terminy znajdziesz na stronie szkoleń otwartych Leantrix, a opis ścieżek z certyfikatem na stronie programów certyfikowanych.

Szkolenie można też dofinansować. Leantrix pomaga dobrać jego zakres tak, żeby pasował do Bazy Usług Rozwojowych. Drugą możliwością jest Krajowy Fundusz Szkoleniowy, o który wnioskuje się w powiatowym urzędzie pracy. Zasady KFS zmieniają się co roku i różnią się między powiatami, dlatego najlepiej zapytać o nie w swoim urzędzie.

O co zapytać przed zamówieniem szkolenia?

Opisy szkoleń Lean są do siebie bardzo podobne. Różnice widać dopiero wtedy, gdy zada się kilka konkretnych pytań.

Czy będziemy ćwiczyć na naszych procesach?

Na cudzym przykładzie łatwo zrozumieć metodę. Na własnym od razu widać, od czego zacząć u siebie.

Czy wyjdziemy na halę?

Niektóre rzeczy widać dopiero przy maszynie, a nie na slajdzie. Leantrix łączy zajęcia na sali z obserwacją pracy i rozmowami z ludźmi, którzy ją wykonują.

Z czym wrócimy po szkoleniu?

Dobrze, jeśli odpowiedź jest konkretna. Na przykład: wybrane miejsce do pierwszych zmian, osoby odpowiedzialne, sposób mierzenia efektów i data, kiedy wspólnie sprawdzicie wyniki.

Kto prowadzi zajęcia?

Zapytaj, co trener sam wdrażał. Ktoś, kto przeprowadził zmiany na prawdziwej hali, odpowie na pytania, których nie ma w materiałach.

Co dzieje się po szkoleniu?

Czy po kilku tygodniach jest spotkanie podsumowujące? Czy można liczyć na wsparcie przy wdrożeniu?

Jest jeszcze jedno pytanie. Firma szkoleniowa na nie nie odpowie, ale warto zadać je sobie: kto zapłaci za zmiany na hali? Budżet na szkolenie zwykle jest zatwierdzony. Pieniędzy na nową tablicę, oznakowanie czy przestawienie regału często nikt nie przewidział. Wtedy dobre pomysły czekają do następnego kwartału, a zespół traci zapał.

Pierwsze dwa tygodnie po powrocie

Zaraz po szkoleniu zespół ma najwięcej energii. Dwa tygodnie wystarczą, żeby sprawdzić pierwszy pomysł w praktyce. To też na tyle krótko, że zapał nie zdąży wygasnąć.

Na początek: jedno miejsce i zdjęcia

Pomysłów po szkoleniu zwykle jest dużo. Wybierzcie jedno miejsce, od którego zaczniecie. Jedno stanowisko, jedną strefę albo jeden fragment linii.

Zróbcie zdjęcia tego, jak wygląda dziś, i zmierzcie to, co chcecie poprawić. Na przykład ile trwa przezbrojenie albo ile razy w ciągu zmiany ktoś szuka narzędzia. Bez tego za miesiąc nie będzie z czym porównać.

Jeśli chcecie, żeby ktoś z zewnątrz spojrzał na to miejsce świeżym okiem, możemy przyjechać na audyt zarządzania wizualnego. Robimy zdjęcia, rozmawiamy z pracownikami i wskazujemy, co warto zmienić.

Pierwszy tydzień: sprawdźcie nowy układ najtańszym sposobem

Zanim cokolwiek zamówicie, przetestujcie nowy układ w praktyce. Wystarczy taśma malarska na podłodze, kartki w koszulkach i flipchart zamiast tablicy.

W [artykule o 5S](LINK DO WPISU „Czym naprawdę jest 5S?”) pisaliśmy, że taśma malarska zdziera się po tygodniu i nie nadaje się na stałe oznakowanie. Tutaj to akurat zaleta. Układ i tak będzie się jeszcze zmieniał, więc nie ma sensu od razu robić go na lata.

W tym samym czasie możecie sprawdzić docelowe materiały. Wyślemy Wam Sample Box z próbkami oznaczeń podłogowych w kilku wariantach wytrzymałości. Przyklejcie je na swojej posadzce, a po kilku dniach zobaczycie, który wytrzyma wózki, mycie i codzienny ruch.

Drugi tydzień: pokażcie zmianę komuś, kto nie był na szkoleniu

Uczestnicy szkolenia rozumieją nowy układ, bo sami go wymyślili. Prawdziwym testem jest osoba z innej zmiany. Poproście ją, żeby odłożyła materiał albo znalazła narzędzie, i niczego nie podpowiadajcie. Jeśli się zawaha, oznaczenie trzeba poprawić.

Zapisujcie każde pytanie, które pada przy nowym układzie. Każde z nich pokazuje, co wciąż jest niejasne.

Koniec drugiego tygodnia: zdecydujcie, co zostaje

Usiądźcie razem i podzielcie zmiany na trzy grupy: co zostawiacie, co poprawiacie, a z czego rezygnujecie. To, co zostaje, od razu opiszcie jako standard, póki wszyscy pamiętają, skąd wzięła się każda decyzja. Trwałe oznakowanie zamawiajcie dopiero dla tej wersji, która przeszła test.

Umówcie się też na spotkanie za miesiąc. Wtedy porównacie wyniki z pomiarami z pierwszych dni.

A co z resztą hali?

Gdy zmiana się sprawdzi, kusi, żeby skopiować ją wszędzie. Warto jednak pamiętać, że każda strefa ma inne warunki. Dla firmy Habasit robiliśmy kąciki czystości w wielu wariantach, od wąskich na 50 cm po ponadmetrowe, bo każda strefa potrzebowała czegoś innego. Zasada była wszędzie ta sama, ale rozmiar i wyposażenie dobraliśmy do konkretnego miejsca.

Kto w czym pomoże?

Leantrix i Tagatic zajmują się różnymi etapami tej drogi.

Najczęstsze pytania o szkolenie Lean

Ile trwa szkolenie Lean?

To zależy od celu. Leantrix prowadzi zarówno intensywne warsztaty, jak i cykle spotkań rozłożone w czasie. Według Leantrix pierwszy test zmian trwa zwykle od kilku tygodni do trzech miesięcy, a szersza zmiana w całym obszarze od pół roku do roku.

Czy szkolenie Lean ma sens w małej firmie?

Tak. W mniejszym zakładzie decyzje zapadają szybciej, a jedna zmiana obejmuje często większą część pracy. Najlepiej sprawdzi się wtedy szkolenie zamknięte, prowadzone na Waszych procesach.

Czy szkolenie Lean można dofinansować?

Tak, między innymi z Bazy Usług Rozwojowych i Krajowego Funduszu Szkoleniowego. Leantrix pomaga dobrać zakres szkolenia pod dofinansowanie, a zasady KFS sprawdzisz w swoim powiatowym urzędzie pracy.

Kiedy zamówić oznakowanie: przed szkoleniem czy po nim?

Trwałe oznakowanie najlepiej zamówić po pierwszym teście, kiedy wiecie już, że nowy układ działa. Przed szkoleniem warto za to zrobić audyt i zamówić próbki, żeby później nie czekać na dobór materiałów.

Chcesz, żeby szkolenie zmieniło coś na Waszej hali?

Zacznij od rozmowy z Leantrix o tym, co chcecie poprawić. Kiedy nowe zasady będą gotowe, pomożemy przenieść je na podłogę i ściany: zaprojektujemy, wyprodukujemy i zamontujemy oznakowanie.