W czasach, gdy konieczne jest cięcie kosztów, generowanie oszczędności i dążenie do maksymalizacji efektywności, wiele firm poszukuje narzędzi, które pozwolą zwiększyć produktywność i wyeliminować marnotrawstwo. Z pomocą przychodzą rozwiązania w zakresie Zarządzania Wizualnego. Te stosunkowo niedrogie i skuteczne metody pozwalają minimalizować straty i osiągać znaczący zwrot z inwestycji (ROI). 

Zarządzanie Wizualne a „leanowe” marnotrawstwa

Zgodnie z zasadami lean management, warto nieustannie poszukiwać w sposobie organizacji pracy przejawów marnotrawstwa, identyfikować je i usuwać. Mogą one przybierać formę zbędnych operacji, różnorodnych nieregularności czy nierównomiernych lub nieuzasadnionych obciążeń oraz niewykorzystywania pełnego potencjału pracowników. Rozwiązania Zarządzania Wizualnego stanowią skuteczne narzędzia minimalizacji ryzyka wystąpienia marnotrawstwa i pomagają wcielać w życie racjonalizatorskie pomysły ekspertów ds. szczupłego Zarządzania. Oto kilka przykładów sytuacji niepożądanych z punktu widzenia optymalizacji procesów – wraz ze sposobami, na jakie można im zapobiegać.

Jak dzięki oznaczeniom zapobiegać nadmiernym zapasom

W firmach, w których nie wdrożono jeszcze cyfrowych systemów inwentaryzacji, skutecznie można oznaczać maksymalne i minimalne stany magazynowe z użyciem prostych rozwiązań Zarządzania Wizualnego. W zależności od typu towaru, oznaczenia maksymalnych stanów magazynowych mogą przybierać formę: naklejek wskazujących wysokość, której nie powinny przekraczać zesztaplowane ładunki albo też oznaczeń ostatniego miejsca paletowego, które powinno być zajęte przez ładunek określonego typu. Z drugiej strony, oznaczyć można także paletę, po zużyciu której należy złożyć zamówienie, tak by nie zejść poniżej założonego jako minimalny stanu zapasów. Alternatywą jest wprowadzenie opartego na narzędziach wizualizacji systemu komunikacji pomiędzy osobami używającymi produktu danego typu, a osobami odpowiedzialnymi za jego zamówienia. Przykładowo, może on przybrać formę umieszczanej na tablicy magnetycznej tabeli z listą surowców wraz z magnesami w kolorach ilustrujących stany magazynowe. Są one zmieniane przez pracowników w zależności od ilości produktów danego typu w zakładzie.

Zarządzanie Wizualne przeciw błędom w procesie i wadom jakościowym

Rozwiązania Zarządzania Wizualnego można z powodzeniem wykorzystywać także w celu minimalizowania liczby wadliwych produktów oraz zmniejszania występowania ryzyka błędów w procesie produkcyjnym. W ostatnim czasie hitem wśród naszych klientów – zarówno ze względu na zmniejszanie negatywnych efektów rotacji, jak i niwelowanie konsekwencji różnic językowych – są obrazkowe instrukcje stanowiskowe. Zadania do wykonania w konkretnym punkcie opisane w sposób przypominający komiksy czy instrukcje montażu ze sklepu IKEA zwiększają prawdopodobieństwo poprawnego przeprowadzenia czynności – także przez niedoświadczonych i niepolskojęzycznych pracowników. Stosowane razem z szablonami poprawności produktu oraz klarownym oznaczeniem surowców do użycia lub tych wykluczonych z dalszego wykorzystania, znacznie przyspieszają wdrożenie nowych osób i przekładają się na mniejszą liczbę generowanych braków.

Tablice cieni i etykiety miejsc składowania przeciw stratom czasu

W skali całego zakładu i w długofalowym ujęciu czas tracony przez pracowników na szukanie półproduktów i narzędzi przekłada się na straty liczone w tysiącach złotych. Każde pięć minut zmarnowane w ciągu 8-godzinnego dnia pracy przez 1 osobę przekłada się przy 100 stanowiskach roboczych na około 5 tys. zł straty miesięcznie – przy założeniu, że zakład pracuje na jedną zmianę i oferuje pracownikom liniowym płacę minimalną: 3,5 tys. zł brutto. W funkcjonowaniu wielozmianowym i przy wyższych płacach straty ulegają zwielokrotnieniu. Warto więc stosować tablice cieni, dzięki którym wiadomo, w które miejsce należy odkładać narzędzia; etykiety wskazujące miejsce ulokowania potrzebnych na danym stanowisku półproduktów; a także wspomniane wyżej obrazkowe instrukcje stanowiskowe. Pozwoli to oszczędzić cenny czas pracowników liniowych, ale także brygadzistów, którzy rzadziej będą proszeni o udzielenie pomocy w poszukiwaniach potrzebnych narzędzi i surowców.

Pełniejsze wykorzystanie potencjału pracowników do doskonalenia procesów

Dzięki dobrze opracowanym instrukcjom stanowiskowym, oznaczeniom półproduktów i tablicom cieni można zwiększać produktywność pracowników wykonujących zadania w ramach istniejących procesów, zwiększając odsetek czasu, w którym kreują oni wartość dodaną. Chcąc stale doskonalić funkcjonowanie zakładu, trzeba jednak także wprowadzać innowacje. Zgodnie z założeniami Lean / TPS najlepszym źródłem inspiracji dotyczących zmian organizacyjnych na stanowiskach pracy są osoby wykonujące na nich zadania. W związku z tym, w zakładach często wprowadza się systemy sugestii pracowniczych. Nie zawsze są one jednak skuteczne. W zakładzie jednego z naszych klientów procedura zgłaszania usprawnień przez pracowników była opisana na kilku kartkach A4 leżących obok skrzynki na pomysły. Liczba sugestii była bliska zeru. Gdy na życzenie Klienta zawartą w tekście treść przedstawiliśmy w formie 8-scenkowej infografiki z 2 zdaniami opisu do każdej z ilustracji, liczba zgłaszanych usprawnień wzrosła o kilkaset procent w skali roku. To tylko jeden z licznych sposobów, dzięki którym możemy w większym stopniu realizować potencjał pracowników i zwiększać efektywność pracy, stosując wizualizację, oznaczenia i graficzne narzędzia wspomagające.