5S wydaje się najprostszą metodą Lean. Ma pięć kroków, dziesiątki lat historii i setki opisów w internecie. A mimo to wdrożenia 5S wracają na agendę warsztatową w tych samych zakładach, rok po roku.

Zanim cokolwiek przykleisz do podłogi

Jest jedna rzecz, którą warto wiedzieć o oznaczeniach w systemie 5S. W większości zakładów kupuje się je na końcu. Za kaskiem, za narzędziami, za wszystkim, co wydaje się ważniejsze. Taśmy i naklejki trafiają na halę niemal przy okazji, kiedy wdrożenie jest już „prawie gotowe”.

To ciekawa kolejność, biorąc pod uwagę, że oznakowanie jest tym, co sprawia, iż ludzie pamiętają o standardzie bez codziennego przypominania. Zanim jednak cokolwiek powiesisz na ścianie albo nakleisz na podłogę, potrzebujesz czegoś, co poprzedza każdy zakup, czyli  przeszkolonego zespołu, który rozumie, po co ten system w ogóle istnieje.

Czego nie da się wdrożyć bez szkolenia

5S z pozoru wydaje się proste. Pięć kroków w formie krótkich haseł, dużo zdjęć „przed i po” w internecie. Łatwo ocenić to jako coś, co można wdrożyć samodzielnie, na podstawie artykułów i dobrej woli.

W praktyce okazuje się, że bez solidnego przygotowania zespołu wdrożenie zatrzymuje się na czwartym kroku, czyli standaryzacji. Pierwsze trzy etapy można przeprowadzić siłą: zebrać ludzi, posegregować, posprzątać, wyznaczyć strefy. Ale standaryzacja wymaga tego, żeby każdy pracownik rozumiał, dlaczego dany standard istnieje i co się dzieje, gdy ktoś go nie przestrzega. Tego nie da się nakleić na ścianę, a trzeba nauczyć.

Bez szkolenia pojawiają się konkretne problemy. Każda zmiana interpretuje zasady po swojemu. Jedna ekipa odkłada narzędzia na wyznaczone miejsce, inna uznaje, że „tutaj jest wygodniej”. Nowi pracownicy wchodzą na halę, widzą oznaczenia, ale nikt im nie wytłumaczył, co oznaczają i co mają z nimi robić. Audyty 5S stają się nieprzyjemnym obowiązkiem zamiast narzędziem doskonalenia, bo ludzie nie rozumieją, po co je robić.

Co daje szkolenie 5S?

Po pierwsze, dobrze przeprowadzone szkolenie 5S, buduje wspólne rozumienie systemu. Nie chodzi o to, żeby wszyscy umieli wymienić pięć japońskich słów, ale żeby rozumieli logikę stojącą za każdym krokiem. Dlaczego selekcja jest pierwsza. Dlaczego miejsce dla narzędzia musi być jedno i zawsze to samo. Dlaczego sprzątanie to nie jednorazowe porządki, ale regularna inspekcja stanowiska.

Po drugie, szkolenie angażuje ludzi zamiast narzucać im zasady z góry. Pracownicy, którzy uczestniczyli w warsztatach, mają inne podejście do standardów niż ci, którym ktoś po prostu przykleił naklejki i powiedział, żeby się stosowali. Różnica w zaangażowaniu przekłada się bezpośrednio na to, jak długo wdrożenie się utrzymuje.

Po trzecie, szkolenie uczy prowadzenia audytów. A to właśnie audyty decydują o tym, czy 5S przeżyje rotację pracowników, zmianę na stanowiskach i codzienną presję produkcyjną.

Oznakowanie jako pamięć systemu

Kiedy zespół jest przeszkolony i rozumie zasady, oznakowanie przestaje być zwykłymi naklejkami na ścianie czy maszynie. Staje się ono czymś, co przypomina każdemu pracownikowi o standardzie bez słów. Taśma na podłodze mówi, którędy się przemieszczać. Tablica cieni mówi, czego brakuje. Ramka przy stanowisku mówi, jakie są aktualne instrukcje.

Te elementy działają tylko wtedy, gdy ludzie wiedzą, co oznaczają i dlaczego korzystanie z nich jest tak ważne. Szkolenie i oznakowanie to nie dwie oddzielne rzeczy. Są one dwoma etapami tego samego procesu. Jedno bez drugiego daje albo przeszkolony zespół bez narzędzi, albo narzędzia, których nikt nie rozumie.

Od czego zacząć?

Jeśli rozważasz wdrożenie 5S w swoim zakładzie i nie wiesz od czego zacząć, odpowiedź jest prosta: od ludzi.

Zadbaj o to, żeby Twój zespół rozumiał system, który będziecie wdrażać. Leantrix prowadzi szkolenia 5S dostosowane do specyfiki zakładu – warsztatowe, oparte na realnych procesach, z audytami i angażowaniem pracowników. Jeśli chcesz zobaczyć, czym różni się ich podejście od standardowego omówienia slajdów, zajrzyj na ich stronę.

 

Kiedy ludzie będą gotowi, oznakowanie zrobi swoje.

Na koniec

Najtrudniejsze w 5S jest utrzymanie go w czasie, gdy zmienia się zespół, rośnie presja produkcyjna i nikt nie ma czasu na kolejny audyt. Szkolenie nie eliminuje tych trudności, ale sprawia, że ludzie wiedzą, po co standard istnieje i sami go bronią, zamiast czekać, aż ktoś im przypomni.

To jest różnica między zakładem, który wdraża 5S co roku od nowa, a takim, który robi to raz i naprawdę kończy.