5S to jedna z pierwszych rzeczy, które wdraża się w zakładzie po szkoleniu Lean. Zwykle też jedna z pierwszych, które przestają działać.

5S to nie tylko porządek

Większość wdrożeń 5S kończy się sukcesem. Przynajmniej przez pierwsze trzy miesiące. Potem standard zaczyna się rozjeżdżać i to nie dlatego, że metoda jest zła, ale dlatego, że ten standard nigdy nie został przeniesiony ze slajdów prezentacji na halę.

5S to metoda zarządzania miejscem pracy opracowana w Japonii, wywodząca się z Systemu Produkcyjnego Toyoty. Jej cel jest prosty: sprawić, żeby każde stanowisko pracy było tak zorganizowane, żeby każdy pracownik (nowy lub doświadczony) od razu widział, co jest na swoim miejscu, co jest nie tak i co trzeba zrobić. Brzmi prosto. W praktyce większość zakładów zatrzymuje się na połowie drogi.

Pięć kroków, które naprawdę coś znaczą

Jeśli słyszysz o 5S po raz pierwszy, tu jest esencja:

Selekcja

pierwsza rzecz, którą robi się na hali, to wyrzucenie wszystkiego, czego nie potrzeba. Czerwone kartki na każdym przedmiocie, który nie ma uzasadnienia na stanowisku. Narzędzia, których nikt nie używa od miesięcy, części z poprzedniego projektu, bo „może się jeszcze przydadzą”. Wszystko to zostaje nazwane i fizycznie przeniesione lub zlikwidowane.

Systematyka

każdy przedmiot, który zostaje, dostaje swoje miejsce. Klucz płaski numer 17 wisi na tablicy cieni z obrysem swojego kształtu. Wózek paletowy stoi w strefie zaznaczonej na podłodze. Pojemnik z materiałem jest w polu odkładczym z etykietą.

Sprzątanie

to nie jednorazowe porządki przed audytem. To regularne czyszczenie stanowiska, które przy którym od razu można sprawdzić, czy maszyna nie wycieka, czy narzędzia są sprawne, czy nic nie zaczyna się psuć. Sprzątanie staje się sposobem na wykrycie problemów zanim staną się awariami.

Standaryzacja

to krok, na którym większość wdrożeń się zatrzymuje. Ustalenie pierwszych trzech kroków to jedno, ale standard musi być zapisany, zwizualizowany i egzekwowany. Każdy musi wiedzieć za co dokładnie odpowiada i jak ma wyglądać stanowisko na koniec zmiany. Bez tego każdy interpretuje zasady po swojemu.

Samodyscyplina

ostatni krok to pytanie: czy ludzie sami z siebie wracają do standardu, czy potrzebują do tego przypominania? Audyty 5S są właśnie po to, żeby mierzyć poziom samodyscypliny i znajdować miejsca, gdzie standard nie działa.

Gdzie naprawdę gubi się większość wdrożeń?

Wracając do zakładów, które wdrożyły 5S i wróciły do punktu wyjścia można zauważyć jeden wspólny mianownik. Standard był w głowach albo na kartce papieru, ale nie był widoczny na hali.

Widzieliśmy to wiele razy. Strefy odkładcze wyznaczone taśmą malarską, która po tygodniu się zdziera. Tablice z ręcznie rysowanymi tabelkami. Kartki z wydrukowanymi opisami stanowisk przyklejone do stołu. Każde z tych rozwiązań działa przez chwilę, potem się niszczy i nikt nie ma motywacji, żeby je odnawiać po raz trzeci.

Paradoks polega na tym, że zakłady, które „oszczędzają” na fizycznych elementach oznakownia, wydają potem więcej na poprawki, drukowanie kolejnych kartek i, w efekcie, na kolejne warsztaty, bo „5S znowu nie działa”.

Standard, który nie jest widoczny, nie istnieje. Przynajmniej nie na długo.

Co utrzymuje 5S przy życiu?

Fizyczne akcesoria systemu 5S to narzędzia, które sprawiają, że standard staje się obiektywny. Każdy widzi to samo i ocenia według tych samych kryteriów.

• Ramki 5S – do dokumentów, instrukcji stanowiskowych, kart kontrolnych. Zamiast kartki przyklejonej taśmą, która żółknie i odpada, ramka z miejscem na wsunięcie i wymianę dokumentu. Stanowisko zawsze wygląda tak samo, bez względu na to, kto prowadzi zmianę.

• Okienka podłogowe 5S – do oznaczania stref na posadzce. Trwałe, wpuszczone w podłogę lub przyklejone, z miejscem na wymienną wkładkę. Bez odrywania, bez brudnych brzegów po taśmie, bez ponownego drukowania po każdym przesunięciu mebli.

• Znaczniki pól odkładczych – wyznaczają strefy na podłodze w sposób trwały i czytelny. Wózek stoi tu, paleta stoi tam, wejście jest zawsze wolne. Każdy to widzi, bez tłumaczenia.

• Kąciki czystości – miejsce na narzędzia do sprzątania z tablicą cieni pokazującą, co gdzie wisi i czego brakuje. Krok trzeci (sprzątanie) ma sens tylko wtedy, gdy narzędzia są na swoim miejscu i wiadomo, czego brakuje.

Jeśli szukasz właśnie tych akcesoriów, wejdź na nasz sklep i poznaj szczegóły!

W skrócie czym naprawdę jest 5S?

5S to system, który sprawia, że każde odchylenie od standardu jest natychmiast widoczne, bez pytania, bez szukania, bez tłumaczenia. Nie jest to metoda sprzątania ani jednorazowy projekt. To sposób organizacji przestrzeni, który działa tylko wtedy, gdy jest fizycznie zakorzeniony w hali: w oznaczeniach, w miejscach, w narzędziach.

Zakłady, które to rozumieją, mają 5S, które przeżywa kolejne rotacje pracowników, zmiany na stanowiskach i audyty zewnętrzne. Reszta zakładów robi porządki przed każdą wizytą.