Egy jó munkaköri kézikönyv elkészítése komoly vállalkozás. Valakinek lépésről lépésre végig kell mennie a folyamaton, rögzítenie kell az összes fontos részletet, és olyan módon le kell írnia őket, hogy azok is érthetőek legyenek, akik először csinálják. Ez időt, tudást és elkötelezettséget igényel.

A munkaállomáson kiadott utasítások nem elegendőek. Mi segíti még az alkalmazottakat abban, hogy kövessék azokat?

A probléma később merül fel. Az utasításokat kifüggesztik a munkaállomásra, az alkalmazott elolvasta őket, és képzésben részesült. Aztán elkezdődik a napi munka, és bekúszik a nagyképűség, a kapkodás és a rutin. Néhány lépés feleslegesnek tűnik, mert „mindig így csináltam, és soha semmi nem történt”. Mások egyszerűen kicsúsznak a sorból, mert senki sem mondta el nekik, hogy ez a konkrét lépés kritikus fontosságú.

Az utasítások megalkotása önmagában csak a munka fele. A másik fele olyan feltételek megteremtése, amelyekben a követése könnyű, természetes, és nem igényel folyamatos memorizálást az alkalmazott részéről.

Utasítások látható helyen

Mindenekelőtt a kézikönyvnek ott kell lennie, ahol az alkalmazottnak szüksége van rá – nem egy mappában, nem a folyosó túloldalán lévő számítógépen. A munkaállomáson kell lennie, szemmagasságban, könnyen olvashatóan anélkül, hogy lehajolna és keresgélne.

Az 5S nyitható keretek lehetővé teszik a dokumentumok munkaállomáson történő elhelyezését, amelyek védik azokat a szennyeződésektől és sérülésektől, miközben lehetővé teszik a gyors cserét is, amikor a kézikönyv frissül. Egyszerűen nyissa ki a keretet, tegye vissza az oldalt, és csukja be. Nincs eltávolítás, nincs ragasztó, és az előző verziónak nyoma sem marad.

Ez különösen fontos ott, ahol a folyamatok változnak, mert az elavult utasítások rosszabbak, mint a semmi. Hamis képet adnak az alkalmazottaknak arról, hogy helyesen cselekszenek.

Egy olyan tér, ami inkább egy alkalmazottra hasonlít

A jó munkaterület-szervezés azt jelenti, hogy az alkalmazottaknak a lehető legkevesebbre kell emlékezniük. Nem azért, mert rossz a memóriájuk, hanem azért, mert az intenzív munka során a figyelem időtartama korlátozott, és minden további kognitív terhelés növeli a hibalehetőséget.

Az árnyéktáblák az egyik leggyakoribb problémát oldják meg: a szerszámok véletlenszerű helyeken végzik a dolgukat, majd napokig keresik őket. Az árnyéktábla felvázolja, hogy mi hol van. Amikor egy szerszám visszakerül a helyére, az árnyék eltűnik alatta. Amikor eltűnik, az árnyék ott marad, így azonnal láthatóvá válik, mi hiányzik. Intenzív munkakörnyezetben, ahol senki sem áll meg, hogy átgondolja, hová tegyen egy csavarkulcsot, az árnyéktábla a munkavállaló részéről erőfeszítés nélkül működik.

munkavédelmi matricák és táblák könnyen figyelmen kívül hagyott elemekre emlékeztetik az alkalmazottakat: a védőfelszerelések használatának szükségességére, a műveletek sorrendjére és az olyan veszélyekre, amelyek egy újonc számára nem azonnal nyilvánvalóak. Egy gépen található figyelmeztető tábla akkor is működik, ha az alkalmazott fáradt, siet, vagy egyszerűen csak valami másra gondol.

A folyamatlépések közvetlenül a munkaállomáson történő megjelölése különösen hasznos a ritka feladatok, például az átállások vagy a karbantartás során. A gép egyes alkatrészein számozott matricák vagy táblák vezetik a kezelőt a következő lépéseken keresztül anélkül, hogy folyamatosan a kézikönyvet kellene konzultálnia. Az alkalmazottak a térben, nem pedig a memóriában navigálnak.

A szerszámokon és anyagokon található címkék egy másik hibaforrást is kiküszöbölnek: a bizonytalanságot azzal kapcsolatban, hogy melyik tárgyat mire használják, melyik szerszámot milyen műveletre szánják. Egy, a tartály melletti információs kártyával ellátott zseb vagy a szerszámhoz rögzített címke pontosan ott adja meg a választ, ahol a kérdés felmerül.

Kit képez és ki ellenőriz?

A munkaállomáson található utasítások megmondják, hogyan kell valamit csinálni. De nem mondják meg, hogy ki érti meg valójában, és ki tudja önállóan megcsinálni. Ez az információ ugyanilyen fontos, különösen akkor, ha többen dolgoznak a munkaállomáson különböző műszakokban.

mutatjaelhelyezett kompetenciatábla , hogy kik kaptak képzést és milyen szinten. Ki tud önállóan dolgozni, kinek van szüksége felügyeletre, és ki hajlandó másokat tanítani. Az oktató- és a kompetenciatábla együttesen egy koherens rendszert alkot: az egyik leírja, hogyan, a másik megerősíti, hogy a személy megértette és alkalmazni is tudja.

A kézikönyv egy kiindulópont, nem megoldás

Az utasítások egyszerű megírása és a munkaállomáson való kifüggesztésének szükséges, de nem elegendő. Azok a feltételek, amelyek mellett egy alkalmazott valószínűleg elsajátítja és alkalmazza ezeket az utasításokat, a munkaállomás kialakításától és a körülötte lévő tér szerveződésétől függenek.

Azt is érdemes megjegyezni, hogy az utasítások átadásának módja ugyanolyan fontos, mint azok tartalma. A TWI módszer, vagyis az iparágon belüli képzés (Training Within Industry, Ipari Képzés) keretet biztosít a munkahelyi képzés lebonyolításához, hogy a tudás valóban eljusson az alkalmazotthoz, ne csak a dossziéhoz. Ha átfogóan szeretné bevezetni a munkaszabványosítást, az utasításoktól a képzésig, a Leantrix szervez TWI valós termelési folyamatokon alapuló