Amikor egy új ember érkezik a csapatba, minden műszakvezetőnek nyomon kell követnie, hogy mit tehet és mit nem. Ez általában a saját feje. Ez addig működik, amíg a vezető meg nem változtatja a pozícióját, meg nem betegszik, vagy egyszerűen elfelejti.

Csapatkészségek első pillantásra láthatóak

A kompetenciatábla egy olyan eszköz, amely kiveszi ezt a tudást a fejedből, és egy olyan helyre teszi, ahol mindenki láthatja.

Mi is pontosan egy kompetenciatanács?

Legegyszerűbb formájában ez egy mátrix: sorok az alkalmazottaknak, oszlopok a pozícióknak vagy a műveleteknek. Az egyes sorok és oszlopok metszéspontjában egy adott személy adott pozícióban betöltött kompetenciaszintjére vonatkozó információk jelennek meg. Általában négy szintet használnak, amelyeket szín vagy szimbólum jelez: 

• képzésen részt vevő alkalmazott, 
• felügyeletet igénylő alkalmazott, 
• független munkavállaló,
• egy olyan alkalmazott, aki másokat is taníthat.

Egy jól megtervezett irányítópult másodpercek alatt tájékoztatja a vezetőt arról, hogy egy adott napon elegendő kompetencia-lefedettséggel rendelkezik-e a soron, ki tud helyettesíteni egy hiányzót, ki áll készen az oktatóvá való előléptetésre, és hol vannak olyan hiányosságok, amelyekre tervezni kell.

Mit kell tartalmaznia egy kompetenciatáblázatnak?

Érdemes átgondolni egy kompetenciatábla kialakítását, mielőtt az a gyártásba kerülne, mert egy rosszul megtervezett tábla rosszabb, mint a semmi, mivel hamis rendérzetet kelt.

Néhány elem, amit bele kell foglalni:

• A pozíciók vagy műveletek listájának tükröznie kell a folyamat valóságát. Ha egyetlen sorban öt különböző művelet szerepel, amelyek mindegyike külön betanítást igényel, akkor mind az ötnek külön oszlopban kell megjelennie. Ha egyetlen bejegyzésbe, az „X soroperátor” bejegyzésbe egyesítjük őket, akkor a táblázat elveszíti diagnosztikai értékét.
• A kompetenciaértékelési skálának egyszerűnek és egyértelműnek kell lennie. A gyakorlatban általában négy szint a maximum, ami működik. Több szint pontosnak hangzik, de a mindennapi használatban több vitát vet fel, mint értéket.
• Az utolsó ellenőrzés dátuma egy gyakran figyelmen kívül hagyott, mégis kritikus elem. Egy két évvel ezelőtt megszerzett és azóta nem ellenőrzött kompetencia nem ugyanaz, mint egy új kompetencia. Az irányítópulton ezt egyértelműen fel kell tüntetni.
• A frissítésért felelős személyneve vagy beosztása. Enélkül a tábla gyorsan történelmi dokumentummá válik.

Hogyan lehet lépésről lépésre megvalósítani egy kompetencia-dashboardot?

1. lépés: Határozza meg a feladatokat és a műveleteket. A mátrix megtervezése előtt üljön le a vezetőjével, és menjenek végig az összes műveleten a gyártósoron. Melyek igényelnek speciális képzést? Melyek vannak kritikus hatással a minőségre vagy a biztonságra? Ezek a kérdések határozzák meg a mátrix oszlopait.

2. lépés: Határozza meg az egyes szintek értékelési skáláját és kritériumait . A „független” kifejezésnek ugyanazt kell jelentenie minden vezető számára a csoportban. Ideális esetben minden szinthez tartozik egy konkrét leírás: mit tehet az alkalmazott, milyen hibákat nem követ el többé, és hogy képes-e felügyelet nélkül dolgozni. Enélkül az értékelés szubjektívvé válik, és az irányítópult elveszíti hitelességét.

3. lépés: Végezze el az első értékeléseket. Ez a legnehezebb lépés, mivel időt és őszinteséget igényel. Sok vállalat azt tapasztalja, hogy a gyártósoron a tényleges kompetenciaszint alacsonyabb a vártnál. Ez jó hír, nem rossz, mert lehetővé teszi számukra, hogy a problémák megtervezése előtt megtervezzék a teendőket, még mielőtt a probléma hiányosságok vagy balesetek formájában megnyilvánulna.

4. lépés: Helyezze a táblát jól látható helyre . A kompetenciatáblának nem irattartó szekrényben a helye. A sor közelében kell felakasztani, egy olyan helyen, amelyet a vezető természetesen meglátogat az eligazítások vagy a műszakátadások során. Így napi irányítási eszközzé válik, nem pedig auditdokumentummá.

5. lépés: Hozz létre egy frissítési rutint. Egy irányítópult csak akkor igazán élő, ha valaki rendszeresen frissíti. Érdemes erre egy konkrét időkeretet meghatározni: egy új alkalmazott próbaidejének vége, egy új pozíció betanításának befejezése vagy egy negyedéves értékelés. Rutin nélkül az irányítópult néhány hónapon belül történelmi ereklyévé válik.

Hogyan néz ki a Tagatic kompetenciatáblázata?

A tábla eszköz, nem cél

A kompetencia-irányítópult bevezetésekor a leggyakoribb hiba, hogy öncéllá válik. Ki kell tölteni, közzé kell tenni, és ki kell pipálni egy ellenőrzőlistán. Aztán senki sem nézi meg.

Ahhoz, hogy az irányítópult valóban működjön, egy tágabb folyamat részének kell lennie: a módszeresen végrehajtott, például a TWI keretrendszer szerint végzett munkahelyi képzés adatokat szolgáltat, amelyek megjelennek az irányítópulton. Az irányítópult viszont jelzi, hogy mit kell még megtervezni. Az egyik a másik nélkül értelmetlen.

Ha azon tűnődik, hogy a kompetenciatábla megfelelő-e az Ön létesítménye számára, és hogy kellene kinéznie az Ön konkrét helyzetében, örömmel megvizsgáljuk együtt. Kezdje egy beszélgetéssel.