Javaslattételi rendszer a gyártócsarnokban – sarkok, szavazóurnák és táblák
Egyetlen vezető sem láthat mindent. Egy gépkezelő, aki napi nyolc órát tölt ugyanazon a gépen, olyan dolgokat is lát, amelyek az irodából nem láthatók: apróbb hibák, visszatérő problémák, olyan területek, ahol valami jobban is működhetne. Egy olyan üzem, amely képes összegyűjteni és hasznosítani ezt a tudást, gyorsabban fejlődik, mint egy olyan, amely kizárólag a vezetőség ötleteire támaszkodik.
Az Ötletdoboz csak a kezdet
A Kaizen filozófiában, a folyamatos fejlesztés japán koncepciójában a munkavállalói javaslattételi rendszer a csapatmunka egyik alapvető eszköze. Az ötlet az, hogy minden alkalmazottnak egyszerű módot biztosítson ötletei benyújtására anélkül, hogy megbeszélést kellene egyeztetnie a vezetővel, vagy űrlapot kellene kitöltenie a rendszerben.
A fizikai forma kulcsfontosságú itt. Minél egyszerűbb a beküldési folyamat, annál több ötlet érkezik. A bejáratnál vagy a közösségi tér közelében elhelyezett ötletláda egy olyan pont, ahol bárki odamehet anélkül, hogy feltűnést keltene. Az alkalmazott egyszerűen bedobja az üzenetet, és továbbmegy.
Ahhoz, hogy a rendszer működjön, mindennek, amire egy alkalmazottnak szüksége van, elérhetőnek kell lennie a szavazóurnánál: egy rövid és egyszerű beküldőlapnak, egy tollnak, üres papírlapoknak. Valamint információknak arról, hogy mi történik az ötlettel a beküldés után, és kinek a feladata a válaszadás.
Javaslattábla: Az ötletek mindenki számára láthatók
Egy szavazóurna összegyűjti az ötleteket, de nem teszi közzé azokat. Egy javaslattábla ennél tovább megy. A beküldött ötletek nyilvánosan láthatók, ami önmagában is elősegíti a megosztás kultúráját. Az alkalmazottak közvetlenül a táblára írják fel ötleteiket, vagy kitűzik azokat egy kijelölt helyre. Mindenki láthatja, hogy mások mit nyújtottak be, mit értékelnek, és mit valósítottak meg.
Egy mágneses kerettel ellátott, szárazon törölhető táblán minden jelentés állapota megjelölhető: új, értékelés alatt, megvalósítva vagy elutasítva, magyarázattal együtt. A mágnes oszlopról oszlopra mozog az ötlettel együtt. Az alkalmazott látja, hogy a jelentését megvizsgálták, és jelenleg is dolgoznak rajta. Ez alapvető követelmény ahhoz, hogy egy hónap múlva újabb jelentést lehessen benyújtani.
Érdemes a megvalósított ötleteket előtte/utána formátumban bemutatni. Ez a tábla inspiráló, és azt demonstrálja, hogy a rendszer valódi, nem csak egy faldekoráció.
Miért halnak meg gyakran a szuggesztiós rendszerek?
A probléma ritkán magában az eszközben rejlik. A postaláda ott áll, az alkalmazottak beküldik a papírjaikat, aztán semmi sem történik. Az ötletek hetekig tétlenül állnak, visszajelzés nélkül, magyarázat nélkül, hogy miért utasítottak el valamit. Néhány hét múlva a postaláda üres, mert senki sem hiszi, hogy van benne semmi értelm.
Minél tovább tart az egyes ötletek megvalósítása, annál kevesebbet fognak benyújtani. Ez egy egyszerű egyenlet. Ha egy alkalmazott benyújt egy ötletet, és két héttel később sem tudja, mi történik vele, akkor legközelebb sem fog semmit benyújtani.
Ezért a válaszadási arány ugyanolyan fontos, mint maga az eszköz: ki és mikor tekinti át a jelentéseket, ki dönt a megvalósításról, milyen gyorsan kap választ az alkalmazott. A jelentések heti áttekintése, minden ötletről rövid visszajelzés, és havi kommunikáció a megvalósított fejlesztésekről. Ez a minimum, ami működteti a rendszert.
Az eszköz nem kultúra
Egy javaslatdoboz, legyen az szavazóurna vagy tábla, egy eszköz. A folyamatos fejlesztés kultúrája ennél több. Egy tábla kiakasztása és egy szavazóurna felállítása önmagában nem fogja megváltoztatni a csapat szokásait. De egy olyan környezetben, ahol a vezetőség aktívan reagál a javaslatokra és eredményeket mutat, a javaslatdoboz látható jelzéssé válik: a véleményed számít.
Ha egy ilyen rendszert szeretne a nulláról felépíteni, vagy egy meglévőt fejleszteni, érdemes azzal kezdeni, hogy megértjük, mi akadályozza az alkalmazottakat az ötletek benyújtásában. A Leantrix javaslattevő rendszerek és Kaizen kultúra bevezetésére specializálódott gyártóüzemekben. A fizikai eszközöket, például a táblát és a szavazóurnát, Önnel együtt megtervezzük és megépítjük.
